Krankengeschichte elektronisch - KG-Fenster archivieren

Für alle patienten- oder behandlungsbezogenen KG-Fenster können Sie die Archivierung automatisieren. Dies bedeutet, dass nach einer frei wählbaren Frist ein Datensatz nicht mehr verändert werden kann. Eine solche Archivierung ist dort sinnvoll, wo an erfassten Daten nichts mehr geändert werden darf (Verlauf, Bericht-Fenster, usw. Ausserdem können Sie für ausgewählte einzelne Grids oder ganze Masken (Masters) die Archivierung manuell setzen oder aufheben.

Dieses Thema enthält:

Archivierung KG-Fenster automatisieren

Archivierung KG-Fenster manuell setzen/aufheben

Archivierung KG-Fenster automatisieren

1.	Melden Sie sich als Systemadministrator vitomed (SA) an.
2.	Öffnen Sie ein KG-Fenster.
3.	Wählen Sie Extras \| Einstellungen \| Archivierungsfristen festlegen. Falls sie noch nicht aktiviert ist, werden Sie gefragt, ob Sie die Archivierung einschalten möchten; klicken Sie Ja (siehe unten).
4.	Im Fenster haben Sie folgende Möglichkeiten: Erfassen Sie eine Zahl (z.B. 30) im Feld Generelle Archivierungsfrist in Tagen für alle KG-Einträge. Mit dieser Option werden sämtliche KG-Einträge nach 30 Tagen archiviert (0 bedeutet, dass nie archiviert wird). Erfassen Sie im Bereich Individuelle Archivierungsfristen auf den Zeilen Master (damit werden z.B. auch Bemerkungsfelder archiviert) und Grid (pro einzelne Zeile) je eine Frist (können unterschiedlich sein). Diese Variante müssen Sie allenfalls für weitere KG-Fenster wiederholen.
5.	Klicken Sie Speichern.

Wenn Sie die Archivierung einschalten, greift ab sofort die automatische Archivierung; die Fristen hierzu sind standardmässig leer. Überprüfen Sie deshalb in der Schalterverwaltung alle Schalter mit dem Suchbegriff Archivierung.

Beachten Sie, dass (falsche) Einstellungen bei der automatischen Archivierung Einfluss auf Ihre Arbeitsprozesse haben. Wir empfehlen Ihnen, sich vorgängig an unseren Service Desk zu wenden, um geplante Änderungen abzusprechen.

Archivierte Elemente werden mit gekennzeichnet:

bei Grids neben der entsprechenden Zeile

bei Masters in der Statuszeile neben dem Namen des Mandanten

Die eingestellte Frist bezieht sich auf das Insert-Datum des Datensatzes und das aktuelle Datenbankdatum. Durch Ändern des vitomed-Datums kann eine eingerichtete Archivierung nicht umgangen werden.

Wird ein KG-Fenster aufgerufen, dessen Datensätze bezüglich Insert-Datum älter sind, werden Löschen und Speichern durchgestrichen dargestellt. Änderungen können Sie zwar vornehmen, aber nicht speichern.

Irrtümlich archivierte Datensätze setzen Sie zurück, indem Sie das Feld ArchivFlag mittels ISQL-Befehl auf NULL setzen.

Falls die Archivierung bei der Medikation aktiviert ist, können Sie in der Medikationsübersicht die Checkboxen inaktiv und unverträglich trotzdem aktivieren; es wird jedoch ein Hinweis mit entsprechender Rückfrage angezeigt.

Archivierung KG-Fenster manuell setzen/aufheben

Melden Sie sich als Systemadministrator vitomed (SA) an.

Öffnen Sie das KG-Fenster, in welchem Sie die Archivierung setzen bzw. aufheben möchten.

Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten:

Möchten Sie eine Maske archivieren, rechtsklicken Sie die Werkzeugleiste und wählen im Kontextmenü

Datensatz archivieren ( wird in der Statuszeile angezeigt) oder

Archivierung aufheben ( wird aus der Statuszeile entfernt).

Möchten Sie ein einzelnes Grid archivieren, markieren Sie dieses mittels Klick in das graue Feld links der Tabelle. Anschliessend rechtsklicken Sie dasselbe graue Feld und wählen im Kontextmenü

Datensatz archivieren ( wird auf der Zeile angezeigt) oder

Archivierung aufheben ( wird von der Zeile entfernt).

In den Stammdaten- und KG-Fenstern können Sie eine Zugriffssperre auf die Funktion Datensatz archivieren setzen, damit nur bestimmte Benutzergruppen diese zur Verfügung haben.

Ist die automatische Archivierung aktiv, können Sie manuell gesetzte Archivierungen nicht mehr aufheben, wenn der Datensatz von der Frist her archiviert sein müsste.