Mahnfristen bearbeiten

Die Mahnfristen bearbeiten Sie in den Garanten-Stammdaten:

Wählen Sie Stammdaten | Personenstammdaten | Garanten (im Standard-Modus: Personenstammdaten | Garanten).
Suchen Sie den gewünschten Garanten.
Mit der Funktion Datensatzauswahl updaten können Sie die Mahnfristen für mehrere/alle Garanten gleichzeitig ändern.
Klicken Sie das Register Administration.
Ändern Sie die Frist für die entsprechende Mahnstufe.
Klicken Sie Speichern.

Allenfalls müssen Sie auch den Begleittext anpassen.

Die eingegebene Frist wird ab dem Datum der Rechnung oder der vorherigen Mahnstufe gerechnet. Bedenken Sie bei der Festlegung der Frist, dass eine zu kurze Frist unnötige Mahnungen zur Folge hat und bei einer zu langen Frist das Geld länger ausstehend ist.

Mahnfristen gelten für alle Rechnungsempfänger einer Behandlung.

Mit der Option Druck der Mahnung unterdrücken werden die Mahnungen dieses Garanten für diese Mahnstufe nicht gedruckt (s. nächsten Abschnitt).

Mahnstufe nicht drucken

In den Garanten-Stammdaten können Sie angeben, nach wie vielen Tagen die Mahnung der jeweils nächsten Stufe bzw. der Inkassoauftrag fällig und ob die entsprechenden Formulare gedruckt werden sollen.

Beispiel:

Die 1. Mahnungen sollen 45 Tage nach dem Drucken der Rechnungen fällig und gedruckt werden.
Die 2. Mahnungen sollen 0 Tage nach dem Druck der 1. Mahnungen fällig und nicht gedruckt werden.
Die 3. Mahnungen sollen 30 Tage nach der 2. Mahnung fällig und gedruckt werden.

Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

45 Tage nach dem Druck der Rechnungen werden die unbezahlten Rechnungen automatisch fällig für die 1. Mahnung.
Als Frist bis zur 1. Mahnung wurden dabei 45 Tage gewählt und für den Ausdruck wurde die Option Mahnung drucken eingestellt
Sie müssen den Mahnlauf für die 1. Mahnungen durchführen; hierbei werden alle 1. Mahnungen gedruckt.
Dieselben Rechnungen werden gleich anschliessend automatisch fällig für die 2. Mahnung, da für die Frist bis zur 2. Mahnung hier 0 Tage definiert wurden. Als Option für den Ausdruck wurde Druck der Mahnung unterdrücken gewählt.
Sie müssen auch den Mahnlauf für die 2. Mahnungen durchführen; hierbei werden die Werte für die 2. Mahnungen zwar in vitomed automatisch gesetzt, die entsprechenden Formulare jedoch nicht gedruckt, da bei den Einstellungen für die 2. Mahnung die Option Druck der Mahnung unterdrücken gewählt wurde.
30 Tage nach dem Mahnlauf für die 2. Mahnungen werden die immer noch unbezahlten Rechnungen fällig für die 3. Mahnung.
Als Frist bis zur 3. Mahnung wurden dabei 30 Tage gewählt und für den Ausdruck wurde die Option Mahnung drucken eingestellt.
Sie müssen den Mahnlauf für die 3. Mahnungen durchführen; hierbei werden alle 3. Mahnungen gedruckt.

Unter Umständen müssen Sie die Titel der Formulare ändern und die Begleittexte auf den Formularen anpassen.