In vitomed werden alle buchhalterisch relevanten Vorgänge im Rechnungs- bzw. Zahlungsjournal gespeichert. Sämtliche Änderungen an Rechnungen und Zahlungen werden immer als Storno/Gutschrift in chronologischer Reihenfolge gespeichert; dies erlaubt zeitlich unabhängige Auswertungen über Rechnungen und Zahlungen. Damit Sie buchhalterisch korrekte und sinnvolle Auswertungen erstellen können, müssen Sie einige Vorbereitungen treffen. Diese sollten Sie vornehmen, bevor Sie erstmals Leistungen erfassen oder spätestens bevor Sie fakturieren bzw. Zahlungen buchen.
Die doppelte Buchhaltung zu erklären würde den Rahmen der vitomed-Hilfe sprengen; zum besseren Verständnis der Zusammenhänge vermitteln wir nachfolgend einige Grundlagen.
Grundlage für die doppelte Buchhaltung ist der Kontenplan, welcher einmalig eingerichtet werden muss. Falls Sie bei der Installation nichts Anderes erwähnt haben, wird durch die Vitodata AG ein Standardkontenplan nach Käfer eingerichtet. Die Konten sind in vier Typen eingeteilt:
Aktiven |
Konten, welche das Vermögen abbilden (Kasse, Bank, Post) |
Passiven |
Konten, welche Schulden abbilden (Vorauszahlungen von Patienten) |
Aufwand |
Konten, welche Aufwendungen abbilden (Debitorenverluste) |
Ertrag |
Konten, welche Erträge abbilden (Leistungen, Medikamente) |
Für die Debitorenbuchhaltung in vitomed sind nur wenige Konten nötig. Wir führen ein paar Beispiele auf; der Kontenplan kann jedoch nach Wunsch verfeinert werden (sprechen Sie mit Ihrem Treuhänder). Die doppelte Buchhaltung bildet nicht nur finanzielle Ein- und Ausgänge ab, sondern auch Aufwand und Ertrag. Für jede Buchung findet somit auf einem zweiten Konto eine Gegenbuchung statt. Bezahlt jemand ein Medikament, nimmt einerseits der Kasseninhalt und andererseits der Medikamentenertrag zu.
Zum besseren Verständnis beachten Sie das Buchungsbeispiel.
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