Das Abrechnen in vitomed ist auf Schweizer Franken (CHF) ausgelegt; wenn Sie dies in Euro (EUR) tun möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Variante 1: die gesamte Behandlung und Abrechnung erfolgt in CHF; auf der Rechnung wird das Total in EUR angegeben.
Variante 2: die gesamte Behandlung und Abrechnung erfolgt in EUR.
Je nach Anzahl der in Euro abzurechnenden Behandlungen können Sie die eine oder andere Variante verwenden. Wir empfehlen die Variante 1, da Variante 2 mit Einschränkungen insbesondere bei der Lagerverwaltung, bei Preismutationen und bei der Leistungserfassung mit externen Geräten (z.B. Hamster) verbunden ist.
Den Umrechnungskurs legen Sie fest, indem Sie den Euro-Kurs definieren; diese Einstellung können Sie täglich vornehmen.
In den Rechnungs- und Mahnformularen kann über einen zusätzlichen Platzhalter (#E28) der Totalbetrag in EUR angezeigt werden (gilt nur für Nicht-Tarmed-Rechnungen). Für die Anpassung des Formulares wenden Sie sich an unseren Service Desk.
Der Einzahlungsschein lautet nach wie vor auf CHF, wird aber meist nicht benötigt, weil der Patient bar oder mit Kreditkarte bezahlt. Auf den Druck des Einzahlungsscheines verzichten Sie deshalb sinnvollerweise.
Die Zahlung wird manuell in CHF gebucht, in der Annahme, dass der bezahlte Euro-Betrag dem Franken-Betrag entspricht.
Die gesamte Debitorenbuchhaltung (inkl. entsprechender Auswertungen und Statistiken) in vitomed wird in CHF geführt; es erscheinen nirgends EUR-Beträge.
Für diese Variante müssen Sie zwingend einen zusätzlichen Mandanten einrichten: auf dem bisherigen Mandanten rechnen Sie nur in Franken, auf dem neuen Mandanten nur in Euro ab.
Die Umstellung zwischen den Mandanten erfolgt bei der Behandlungseröffnung manuell. Sind bereits Leistungen erfasst, die Behandlung aber nicht abgerechnet, können Sie den Mandanten noch umstellen; eine Umrechnung der einzelnen Leistungen von CHF in EUR findet jedoch nicht automatisch statt.
Für die Medikamenten- und Taxpunktwerte-Stammdaten brauchen Sie eine eigene Datenbank (wird durch die Vitodata AG erledigt); diese müssen manuell mit Euro-Preisen versehen werden. Preismutationen müssen in den Stammdaten mit den Euro-Preisen ebenfalls manuell vorgenommen werden.
Wenn Sie neue Medikamente und Leistungen aufnehmen, müssen diese zwingend bei beiden Mandanten und mit derselben EDV-Nummer erfasst werden. Dies ist wichtig für die Blockverarbeitung sowie die Leistungserfassung via Hamster, Leistungsblatt usw. Leistungen, welche Sie mit externen Geräten (z.B. Hamster) einlesen, müssen zwingend mandantengetrennt erfasst werden.
In mindestens einer der zehn Darstellungsvarianten für Rechnungsformulare müssen die CHF-Bezeichnungen durch das Euro-Signet (€) ersetzt werden. Damit die korrekte Darstellungsvariante übernommen wird, sollten Sie einen neuen Garanten für Euro-Patienten erfassen.
Die Lagerbestandsführung erfolgt nach wie vor automatisch. Da Sie jedoch je nach Mandant in verschiedenen Medikamentenstämmen arbeiten, kann kein automatischer Bestellvorschlag mehr erzeugt werden. Manuelle Bestellungen oder Bestellungen nach Tagesverbrauch sind weiterhin möglich.
Die bisherigen Einzahlungsscheine dürfen Sie nicht verwenden. Auf Wunsch können Sie Rechnungsformulare mit dem Euro-ESR bestellen, müssen jedoch gleichzeitig bei Ihrer Bank/Post ein neues VESR-/BESR-Konto eröffnen und die ESR-Anmeldung vornehmen. Der Euro-ESR wird aber nur an Schweizer Poststellen akzeptiert! Die Rechnung lassen Sie deshalb vorzugsweise bar oder per Kreditkarte bezahlen, damit Sie auf den Druck eines Einzahlungsscheines verzichten können.
Die Zahlung wird manuell in Euro abgebucht und die gesamte Debitorenbuchhaltung (inkl. Listen und Auswertungen) für diesen Mandanten in Euro geführt.
Auf den Rechnungsformularen kann ein zusätzlicher Platzhalter (#E29) eingerichtet werden, welcher den totalen Rechnungsbetrag zusätzlich in Franken ausweist. Den Euro-Kurs definieren Sie wie nachfolgend beschrieben.
Diese Funktion hat nur Einfluss, wenn Sie Rechnungen in Euro stellen.
Wählen Sie Hilfsprogramme | Euro-Kurs (€) definieren.
Erfassen Sie den Euro-Kurs (für 100 Euro, nicht für 1!).
Klicken Sie OK.