Online-Hilfe: klassisches vitomed
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Berichtsübersicht - Bericht via E-Mail senden

  1. Suchen Sie den gewünschten Patienten und drücken Sie Ctrl+Alt+B.
    Das Fenster Berichtsübersicht wird geöffnet.

  2. Markieren Sie den gewünschten Bericht (durch Klicken und gleichzeitiges Drücken der Ctrl-Taste können mehrere einzelne Berichte markiert/demarkiert; durch Ziehen mit der linken Maustaste können mehrere aufeinander folgende Berichte markiert werden) und klicken Sie Via E-Mail senden.

  3. Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten:
    • Doppelklicken Sie ins Feld E-Mail-Adresse, um eine solche zu erfassen (Sie können mehrere E-Mail-Adressen erfassen, indem Sie die einzelnen Adressen mit einem Strichpunkt ; voneinander trennen),
    oder
    • Markieren Sie in der Spalte E-Mail-Adresse einzelne oder alle Zeilen, rechtsklicken Sie diese Markierung und wählen Sie E-Mail-Adresse bei den markierten Dokumenten erfassen. Nun wird ein Fenster angezeigt, in welchem Sie die E-Mail-Adresse(n) erfassen können (mehrere Adressen trennen Sie mit einem Strichpunkt ;). Klicken Sie anschliessend OK.

  4. Aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Freigabe für jeden gewünschten Empfänger (s. unten).

  5. Wählen Sie, falls gewünscht, eine Outlook-Vorlage aus dem gleichnamigen Feld.
    vitomed merkt sich die jeweils zuletzt verwendete Vorlage.

  6. (De-)aktivieren Sie im Bereich Einstellungen die Checkboxen gemäss Ihren Bedürfnissen.

  7. Klicken Sie Versenden.

  8. Falls Sie mehrere Dokumente senden möchten und mehr als ein Dokument ohne E-Mail-Adresse vorhanden ist, beantworten Sie die Frage, ob Alle diese Dokumente in eine einzige E-Mail integriert werden sollen.
    Abhängig von Ihrem Internet-Provider kann der E-Mail-Versand auf eine bestimmte Grösse begrenzt sein. Achten Sie darauf, dass in der E-Mail wirklich alle gewünschten Anhänge aufgeführt werden.

  9. Je nach Installation erscheint eine Warnmeldung von Outlook; geben Sie den Zugriff für mindestens 1 Minute frei und senden Sie die Dokumente in Outlook.

Die Checkbox WORD-Dokumente vor dem Versand ins PDF-Format wandeln ist nur anwählbar, wenn Sie über einen entsprechenden PDF-Treiber verfügen. Folgende PDF-Treiber werden von vitomed erkannt und unterstützt: Adobe PDF, Paperport 9, Paperport 10 (ohne PDF-Create 2), PDF Camp.
Diese Treiber sind separat lizenzpflichtig bzw. in der Software eines Drittlieferanten enthalten.

Für die Umwandlung von WORD- in PDF-Dateien wurde früher standardmässig PDF Camp verwendet. Im Zusammenhang mit speziellen Schriften hat dies zu Problemen geführt, weshalb jetzt das PDF-Tool von Office 2007 verwendet wird, sofern Office 2007 und dieses Tool (welches ab SP2 von Office 2007 enthalten ist) installiert sind.
Wenn Sie ein anderes Tool wünschen, können Sie dies nach wie vor im Schalter PdfHandler definieren.
Die PDF-Erstellung in vitomed funktioniert auch in Word 2013, unabhängig davon, ob im Schalter PdfHandler der Eintrag Office2007, Office2010 oder Office2013 steht.

Auch ab dem Filesystem importierte Word-Dokumente können Sie anlässlich des E-Mail-Versandes in PDF-Dateien umwandeln; das Word-Dokument wird hierbei im Temporärordner (z.B. C:\vitodata\vitoMed2.hom\TEMP) gelöscht.

Wenn bei Ihnen Office 2007 installiert ist, können Sie zudem docx- und docm-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln.

Sie können wählen, ob Sie PDF-/Word-Dokumente ohne E-Mailadresse drucken möchten, indem Sie die gleichlautende Checkbox aktivieren.

Die aus vitopictpro angezeigten Dokumente können Sie wie alle anderen Dokumente via E-Mail verschicken.

Erfahren Sie mehr über die Bedeutung der Symbole in der Spalte T-Nr. der Berichtsübersicht.

In der Spalte Freigabe können durch Ziehen mit der linken Maustaste mehrere aufeinander folgende Zeilen markiert werden. Durch Rechtsklick in die Markierung wird das Kontextmenü geöffnet; dort können Sie mittels Klick des entsprechenden Menüpunktes die Markierten Dokumente zum Versenden freigeben oder Die Freigabe der markierten Dokumente aufheben.

Alternativ können Sie im Feld Freigabe unten links durch Aktivieren der entsprechenden Option Alle Dokumente zum Versenden freigeben, Nur Original-Dokumente zum Versenden freigeben oder Alle Freigaben aufheben. Alle hier zuletzt aktivierten Optionen werden pro Arbeitsstation gespeichert und beim nächsten Aufruf des Fensters übernommen.

Das Fenster, aus welchem Sie erstellte Berichte via E-Mail senden können, zeigt je nach Länge der anzuzeigenden Dokumentennamen, Adressbezeichnungen und E-Mail-Adressen nicht alle Angaben, ohne dass Sie horizontal blättern müssen. Falls Sie über breitformatige Bildschirme verfügen, können Sie mit dem Schalter GridBreiteMaximal=Ja einstellen, dass sich das Fenster an der maximal verfügbaren Bildschirmbreite ausrichtet. Zusätzlich können Sie mit dem Schalter MaximaleSpaltenBreite die maximale Spaltenbreite in Twips einstellen. Damit können Sie insbesondere bei sehr breiten Bildschirmen den Platz noch besser nutzen.

Wenn Sie Berichte aus der Berichtsübersicht senden, werden die zum Dokument gehörenden und in den Stämmen gefundenen E-Mail-Adressen nach Möglichkeit vorbefüllt; bei importierten Dokumenten ist dies nicht möglich. Um trotzdem alle zu sendenden Dokumente in eine einzige E-Mail verpacken zu können, markieren Sie die vorhandene E-Mail-Adresse eines Dokumentes, rechtsklicken darauf und kopieren die E-Mail-Adresse auf alle anderen Versandeinträge. Im gleichen Kontextmenu können Sie zudem andere als die vorgegebenen E-Mail-Adressen erfassen.