MedIndex Online (MIO) - Update Medikamenten-Stammdaten

Mit MedIndex Online (MIO) können Sie neue Medikamente in Ihre Stammdaten aufnehmen und bestehende aktualisieren. Die Daten stehen online zur Verfügung und entsprechen immer dem aktuellen Stand. Dank dieser Lösung fallen die aufwändigen und datenintensiven MedIndex-Updates weg. Updates der Medikamenten-, Garanten- und Ärzte-Stammdaten müssen Sie auch mit MIO manuell durchführen.

Auf der Seite Übersicht Produkt-Videos finden Sie mehrere Filme zum Thema MIO. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und , um die Qualität zu ändern.

Wird ein Medikamentenpreis beim Update nicht nachgeführt, kann dies folgende Ursachen haben:

Im Medikamentenstamm ist die Checkbox Preis nicht aktualisieren bei diesem Artikel aktiviert:

Einstellungen im Update-Center (z.B. diese Checkbox Preis ist deaktiviert);

Fehlende Preise zum Berechnen des Verkaufspreises mit aktuellen Einstellungen im Update-Center.

Eine Warnung weist Sie darauf hin, wenn ein entsprechender Eintrag in der Vorschau selektiert ist:

Ab Version 2.80 werden beim Preis-Update folgende Regeln angewandt:

Die Preise werden nur aktualisiert, wenn der Einkaufs- oder Verkaufspreis (nicht aber das Gültig ab-Datum) geändert hat.

Bei einer Änderung werden jeweils der Einkaufs- und Verkaufspreis aktualisiert; hierfür wird das Gültig ab-Datum des jeweiligen Preises berücksichtigt.

Fehlt ein Preis, wird dieser eingefügt (mit aktuellem Einkaufs- und Verkaufspreis).

Zukünftige Preise werden auf neuen Einkaufs- und Verkaufspreis umgeschrieben.

Dieses Thema enthält:

Update Medikamenten-Stammdaten einrichten

Update Medikamenten-Stammdaten durchführen

Standard-Lieferant bestimmen

Update Medikamenten-Stammdaten einrichten

Bevor ein Update Ihrer Medikamenten-Stammdaten erfolgen kann, muss Ihr Systemadministrator vitomed (SA) gewisse Einstellungen festlegen, welche als Vorlage für die Durchführung des Updates gelten (beachten Sie hierzu auch die Themen Preiskalkulation/Preisupdate für Nicht-SL-Artikel sowie Berechnungsschema für Verkaufspreise).

Update-Center ist im Navigationspunkt Medikamente geöffnet; der Bereich Ergebnisvorschau ist leer, solange die Vorschau nicht gestartet wurde.

Mit den folgenden Optionen bestimmen Sie, welche Werte nachgeführt werden sollen, indem Sie die entsprechende Checkbox (de-)aktivieren (beachten Sie auch die Informationen im Thema Preiskalkulation/Preisupdate für Nicht-SL-Artikel):

Bezeichnung

Bestehende (auch manuell erstellte) Bezeichnungen werden durch neue überschrieben

Packungsgrösse bei Ampullen

Lesen Sie den Abschnitt Spezielle Felder in den Medikamenten-Stammdaten

GTIN (Global Trade Item Number)

Bestehende (auch manuell erstellte) GTIN (ehemals EAN) werden durch neue überschrieben

Versicherungscode

Bestehende (auch manuell erstellte) Versicherungscodes werden durch neue überschrieben

Einkaufspreis (Arzt)

Bestehende (auch manuell erstellte) Einkaufspreise werden durch neue überschrieben

Verkaufspreis (Publikum)

Bestehende (auch manuell erstellte) Verkaufspreise werden durch neue überschrieben. Ist die Checkbox aktiviert, wird dieser nachgeführt.

Preis (von Nicht-SL-Medikamenten und MiGel)

Der Verkaufspreis wird gegen ein von Ihnen festgelegtes Preisschema geprüft und ggf. angepasst (fehlt ein solches Schema, können Sie den Vorgang nicht starten):

Wenn Verkaufspreis 0 Fr., dann Artikelpreis verwenden

Wenn Verkaufspreis 0 Fr., dann Grossistenpreis verwenden

Falls diese beiden Checkboxen gleichzeitig aktiviert sind, wird zuerst ein gültiger Artikelpreis eingefügt. Wenn dieser nicht vorhanden, wird der Grossistenpreis eingefügt. Treffen beide nicht zu, wird der Preis aus dem Medikamentenstamm benutzt. Ist dieser ebenfalls nicht vorhanden, bleibt der Preis auf 0.

Artikel mit MiGeL-Verbindung ausschliessen: MiGel-Artikel haben grundsätzlich keine Publikumspreise und sollten daher über das Berechnungsschema definiert werden. Die Checkbox sollte man nur aktivieren, wenn gleichzeitig unter Migel-Verknüpfung die Optionen für Verkaufspreisanpassungen aktiviert sind.

Mehrwertsteuer-Code

Bestehende (auch manuell erstellte) Mehrwertsteuer-Codes werden durch neue überschrieben.

Medikamente mit Code 'Nicht mehrwertsteuerpflichtig': um zu verhindern, dass z.B. Ampullen, welche in der Praxis gespritzt werden, immer wieder als mehrwertsteuerpflichtig nachgeführt werden, deaktivieren Sie diese Checkbox.

Code 'Ausser Handel'

Artikel, welche seit dem letzten Update auf 'Ausser Handel' (a.H.) gesetzt wurden, werden aktualisiert.

Ersatzmedikament hinzufügen: allfällige Ersatzartikel werden in der Vorschau normalerweise auf der Zusatzzeile des a.H.-Artikels aufgeführt.

MiGeL-Verknüpfungen/-Code eintragen

Falls Sie eine dieser Funktionen aktivieren, sollte auch Artikel mit MiGeL-Verbindung ausschliessen aktiviert sein. Hier wird geprüft, ob es sich bei dem in den Medikamenten-Stammdaten gespeicherten Artikel, um ein Produkt mit MigeL-Verbindung handelt. Diese Verbindung prüft beim Erfassen eines solchen Artikels, ob der Verkaufspreis grösser ist als der maximale Rückerstattungsbetrag. Wenn ja, weist Sie vitomed darauf hin: dieser Hinweis hat keinen Einfluss auf Verrechenbarkeit und Verkaufspreis des Artikels.

Verkaufspreis anpassen, wenn er grösser als der MiGeL-Preis ist: ist diese Checkbox aktiviert, wird der errechnete Verkaufspreis angepasst, falls er höher als der maximale MiGeL-Rückerstattungsbetrag ist.

Verkaufspreis anpassen, wenn er kleiner als der MiGeL-Preis ist: ist die Checkbox aktiviert, wird der errechnete Verkaufspreis angepasst, falls er tiefer als der maximale MiGeL-Rückerstattungsbetrag ist.

! Falls Sie hier b und c aktivieren, sollte die Checkbox Artikel mit MiGeL-Verbindung auschliessen (4.1) deaktiviert sein.

Tiefste freie Nummer verwenden

Durch Löschen (oder andere Tätigkeiten) können unbenutzte Nummern in Ihren Medikamenten-Stammdaten entstehen. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden zuerst solche freie Nummern vergeben (ist v.a. sinnvoll, weil Leistungsblätter mit Strichcode nur 5-stellige Medikamenten-Nummern verarbeiten können).

Änderungen in allen offenen Behandlungen nachführen

Die definierten Anpassungen werden in allen offenen und fälligen Behandlungen nachgeführt.

Schliessen Sie das Update-Center.
Ihre Einstellungen sind gespeichert.

Der errechnete Verkaufspreis entspricht nicht dem Verkaufspreis, welcher in den Stammdaten hinterlegt ist.

Wichtige Information (Stand Februar 2009)

Die verwendete Datenbasis stammt von der Firma HCI Solutions, welche sich wiederum auf die Angaben von GALEXIS, GALENICA sowie verschiedener Pharmaproduzenten stützt. Pro Artikel können zwei Kategorien von Preisen vorhanden sein: auf Artikelebene (werden normalerweise vom Pharmaproduzenten geliefert) und auf Grossistenebene (werden nur vom Grossisten GALENICA geliefert).
Artikel, welche sich auf der Spezialitätenliste (SL) befinden, weisen sowohl auf Artikel- als auch auf Grossistenebene immer gleiche Einkaufs- und Verkaufspreise auf. Diese Verkaufspreise sind für alle Anwender verbindlich und dürfen nicht erhöht werden (Kontrolle durch die Kostenträge, welche über die gleichen Daten verfügen); eine Senkung dieser Verkaufspreise ist jedoch erlaubt.
Artikel, welche sich nicht auf der Spezialitätenliste befinden, können auf Artikel- und/oder Grossistenebene Preise aufweisen. Diese Preise sind grundsätzlich unverbindlich und werden nicht lückenlos geliefert. Der Trend geht immer mehr dahin, dass für solche Artikel gar keine Verkaufspreise mehr geliefert werden.

Auf Grund dieser Ausgangslage wurde vitomed angepasst, damit das Medikamentenupdate den jeweils neueren Preis in die Medikamenten-Stammdaten übernimmt. Wird bei einem Artikel in MIO kein Preis gefunden, wird ein in den Medikamenten-Stammdaten vorhandener Preis weder gelöscht noch mit 0 überschrieben.
Ergänzung:

Wird ein Artikel von MIO in die lokalen Medikamenten-Stammdaten übernommen und weist der neueste gefundene Grossisten-Verkaufspreis explizit den Betrag 0 auf und existiert ein älterer Verkaufspreis auf Artikelebene, erscheint eine Abfrage, ob Sie den älteren Artikel-Verkaufspreis übernehmen möchten. Wenn Sie mit Nein antworten, müssen Sie den Verkaufspreis des übernommenen Artikels in den Medikamenten-Stammdaten manuell auf einen gültigen Preis setzen.

Wird ein Artikel von MIO in die lokalen Medikamenten-Stammdaten übernommen und weist der neueste gefundene Artikel-Verkaufspreis explizit den Betrag 0 auf und existiert ein älterer Verkaufspreis auf Grossistenebene, erscheint eine Abfrage, ob Sie den älteren Grossisten-Verkaufspreis übernehmen möchten. Wenn Sie mit Nein antworten, müssen Sie den Verkaufspreis des übernommenen Artikels in den Medikamenten-Stammdaten manuell auf einen gültigen Preis setzen.

Im Suchmodus Medikamente (F10-Taste) werden aus Performance-Gründen standardmässig die Preise auf Artikelebene angezeigt. Im Suchfenster können Sie über das Kontextmenü (Rechtsklick im Grid) wählen, ob bei den angezeigten Medikamenten aus MIO Keine Preise oder Grossistenpreise angezeigt werden sollen. Bei der zuletzt erwähnten Einstellung muss je nach Suchbegriff und eingestellter Anzahl Eingabezeichen für die Schnellsuche mit etwas längeren Wartezeiten gerechnet werden (diese Einstellung wird pro Arbeitsstation gespeichert). Die in diesem Suchmodusfenster angezeigten Preise unterliegen nicht der Preisfindung gemäss Punkt 4.
Im Suchmodus Medikamente (F10-Taste) wird bei eingeschalteter Schnellsuche die Suche erst gestartet, wenn während ca. 0.5 Sekunden (einstellbar) keine Taste gedrückt wurde. So kann eine Buchstabenfolge eingetippt werden, ohne dass nach jedem einzelnen Buchstaben die Suche startet.
Im Such- und Anzeigefenster von MIO (F11-Taste) wird der Verkaufspreis gemäss Punkt 4 angezeigt sowie, ob der dargestellte Preis der Artikel- oder der Grossistenpreis ist. Im unteren Detailfenster werden zu jedem Artikel alle verfügbaren Preise (auch die früher gelieferten) angezeigt.
Im Update-Center finden Sie die Funktion Medikamentenpreise bewirtschaften (getrennt nach SL- und Nicht-SL-Artikeln). Bezüglich der Verkaufspreise für SL-Artikel verweisen wir nochmals auf obigen Punkt 2.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das Thema Preiskalkulation/Preisupdate für Nicht-SL-Artikel.

Beim Preisupdate via MIO wird der in den Medikamenten-Stammdaten gespeicherte Verkaufspreis auch dann mit dem MedIndex-Preis überschrieben, wenn gleichentags bereits ein Preis vorhanden ist. Grund: e-mediat korrigiert manchmal Preise (z.B. wegen Erfassungsfehler), ohne das Gültigkeitsdatum zu ändern.

In der Medikamentenbezeichnung kann der zusätzliche Vermerk [QAP+] bzw. [QAP?] (QAP = Quality Approved) stehen. Dieser Zusatz wird von e-mediat geliefert; beachten Sie die weiteren Informationen hierzu.
Nachtrag: per 15.08.2013 wurde die Bezeichnung [QAP?] durch [!] ersetzt.

In den Medikamenten-Stammdaten bestimmen Sie pro Medikament, ob beim automatischen Update via MIO der Code für Mehrwertsteuer und/oder Packungsgrösse nachgeführt werden soll. Um diese Funktionalität nutzen zu können, müssen zwei Checkboxen eingefügt werden; dies kann mit wenig Aufwand via Fernwartung erfolgen. Wenden Sie sich bei Bedarf an unseren Service Desk.

Beim Medikamenten-Update via MIO werden bei allen Artikeln, welche eine Verbindung zu einem MiGeL-Artikel haben, die Preise gegenüber dem MiGeL-Maximum geprüft (beachten Sie die Checkboxen Errechneten Verkaufspreis anpassen, wenn er grösser als der MiGeL-Preis ist und Errechneten Verkaufspreis anpassen, wenn er kleiner als der MiGeL-Preis ist). So können Sie einstellen, ob Verkaufspreise grösser und/oder kleiner als der MiGeL-Preis geprüft werden sollen. Bei Artikeln ohne Verkaufspreis in MIO, jedoch mit einem MiGeL-Preis, wird der MiGeL-Preis angegeben. Alle Verkaufspreise, welche auf Grund der MiGeL-Prüfung angepasst wurden, werden in der Maske rot dargestellt.
Ausserdem gibt es die Checkbox Artikel mit MiGeL-Verbindung von einer Anpassung gemäss Schema ausschliessen. Ist der Vergleich mit dem MiGeL-Preis aktiviert, sollte diese Checkbox ebenfalls aktiviert sein, damit allfällig gemäss MiGeL angepasste Preise nicht immer wieder durch Definitionen im Preisschema überschrieben werden.
Es gibt Packungen, welche eine andere Anzahl Einheiten als der Original-MiGeL-Artikel aufweisen; dies wird bei der Preisprüfung berücksichtigt und umgerechnet.

Wenn Sie den Schalter ExFactoryPreisAlsEinkaufPreisNehmen auf Ja setzen, wird beim Nachführen eines Medikamentes via MedIndex der Ex-Factory-Preis (inkl. dessen Gültigkeitsdatum) anstelle des Apotheker-Preises als Einkaufspreis verwendet. Diese Funktionen können Sie auch über die Schalterverwaltung (Suchbegriff Updatecenter) einstellen.

Beim Starten von vitomed wird geprüft, wann Sie das letzte Medikamenten-Update durchgeführt haben. Ist diese Zeitspanne höher als der im Schalter WarnFristLetzterMediUpdate eingestellte Wert (defaultmässig 30 Tage), wird eine Meldung angezeigt.

Beachten Sie auch die Informationen bezüglich Medikamente ohne gültigen Pharmacode im Medikamentenstamm anzeigen sowie Medikamenten-Stammdaten bereinigen.

Im Bereich Ergebnisvorschau können Sie das Layout bearbeiten.

Update Medikamenten-Stammdaten durchführen

Beim Medikamenten-Update werden alle Medikamente in den Stammdaten (VM31) auf Aktualisierungen geprüft und in der Übersicht als Vorschau angezeigt. Mit der definitiven Verarbeitung führen Sie diese Daten im Stamm nach.

Voraussetzung: Ihr Systemadministrator vitomed (SA) hat das Update Medikamenten-Stammdaten eingerichtet.

Öffnen Sie das Update-Center über ? im vitomed-Hauptmenü.
Update-Center ist im Navigationspunkt Medikamente geöffnet; Bereich Einstellungen ist gemäss Vorgabe eingerichtet; Bereich Ergebnisvorschau ist leer.

Klicken Sie Vorschau im Menüband.
Vorschau wird aufgrund der Einstellungen aufbereitet. Unterschiede zum Medikamentenstamm werden rot/kursiv angezeigt.
Die Vorschau wird auf 2'000 Einträge begrenzt, um Timeouts zu vermeiden:

Bei grossen Datenmengen müssen Sie deshalb Vorschau und Verarbeitung mehrmals durchführen.

Unterhalb der Vorschau sehen Sie die Anzahl Medikamente; diese werden verarbeitet, wenn Sie das Update durchführen.
In dieser Vorschau haben Sie mehrere Möglichkeiten, Details zum markierten Artikel anzeigen zu lassen:

A	Preistypen	Zeigt verfügbare Preistypen (der Typ, welcher durch die Preislogik bestimmt wurde, ist mit Vorgeschlagener Preis gekennzeichnet).
B	Zusatzinformationen	Zeigt Kompendium, Codex, Brevier, Substanzen, Limitationen und Artikelbild.
C	Zusatzzeile aufklappen	Zeigt die aktuell im Medikamentenstamm hinterlegten Daten. Ist im Update-Center kein Verkaufspreis vorhanden, wird der im Medikamentenstamm gespeicherte Verkaufspreis vorgeschlagen.

Wenn Sie einen Artikel mit diesem Update nicht verarbeiten möchten, deaktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Definitiv auf der entsprechenden Zeile.

Wenn Sie mehrere Artikel von dieser Verarbeitung ausgeschlossen haben und prüfen möchten, welche dies sind, klicken Sie Definitiv nicht gewählt im Menüband, worauf die Anzeige gefiltert wird:

Um diesen Filter auszuschalten, klicken Sie Definitiv nicht gewählt erneut.
Artikel, welche Sie bei diesem Update nicht verarbeiten, werden beim nächsten Update erneut vorgeschlagen.

Um die Checkbox Definitiv bei allen Artikeln dieser Vorschau zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, aktivieren Sie die Checkbox Definitiv in der Spaltenüberschrift. Mit jedem Klick werden entweder alle darunter liegenden Checkboxen aktiviert oder deaktiviert.

Durch einfaches Anklicken können Sie einen Artikel selektieren; mehrere einzelne Einträge können Sie zusammen mit der Ctrl-Taste auswählen.
Wenn Sie dann nur diese selektierten Artikel sehen möchten, klicken Sie Ausgewählte Medikamente im Menüband, worauf die Anzeige gefiltert wird:

Um diesen Filter auszuschalten, klicken Sie Ausgewählte Medikamente erneut.

Um die Verarbeitung zu starten, klicken Sie Definitiv im Menüband.
Die Verarbeitung wird aufgrund der Einstellungen aufbereitet; ein Balken zeigt den Fortschritt dieser Aktion.
Am Ende der Verarbeitung wird automatisch der Navigationspunkt Protokoll angezeigt:

Ergebnis: zeigt, welche (Medikamente) wann (Datum/Zeit) und wie viele (5) Einträge aktualisiert wurden;

Einstellungen: aktivierte Checkboxen werden mit 1, deaktivierte mit 0 protokolliert. So können Sie nachvollziehen, welches Update mit welchen Einstellungen durchgeführt wurde.

Falls Sie die Vorschau bereits aufbereitet haben, danach aber noch Checkboxen (de-)aktivieren, wird die Vorschau gelöscht und Sie müssen diese erneut erstellen.

Im Update-Center werden nur Daten angezeigt, welche mit den Daten in MIO geprüft werden konnten: schwarz wenn identisch, rot/kursiv wenn für das Update vorgeschlagen. Daten, welche in Ihren Stammdaten existieren, nicht aber in MIO, werden nicht angezeigt.

Standard-Lieferant bestimmen

Sie können pro Mandant einen Standard-Lieferanten bestimmen. Wenn Sie danach ein Medikament aus MIO in Ihren Stamm übernehmen, wird dieser Standard-Lieferant automatisch in die entsprechenden Medikament-Stammdaten eingetragen.

1.	Starten Sie vitomed als Systemadministrator vitomed (SA).
2.	Wählen Sie ? \| Update-Center. Fenster Update-Center wird geöffnet.
3.	Klicken Sie das Register Datei. Bereich Optionen wird angezeigt.
4.	Wählen Sie pro Mandant einen Standard-Lieferanten.
5.	Klicken Sie . Die Einstellungen werden gespeichert und Sie befinden sich im Register Start.