vitosms - Einzelne Nachricht senden

Mit dieser Funktion senden Sie einem Patienten eine beliebige Information via SMS bzw. E-Mail.

Via SMS

1. a) Suchen Sie die Person, welche eine SMS erhalten soll, in den entsprechenden Stammdaten, und klicken Sie
   (Empfänger-Nummer und -Name werden automatisch befüllt)
   oder
   b) Wählen Sie Hilfsprogramme | SMS-Meldung versenden.

2. Erfassen Sie ggf. den Absender.
   Erfassen Sie z.B. Ihren Namen oder Ihre Mobiltelefon-Nummer (das Feld ist bei alphanumerischer Eingabe auf 11, bei numerischer Eingabe auf 13 Zeichen beschränkt).
   Falls Sie Ihre Absendernummer im Format 0041781112233  (zwingend mit Länderpräfix 0041) eingeben, kann der Empfänger auf diese Nummer eine SMS senden oder anrufen.

3. Erfassen Sie ggf. die Empfänger-Mobiltelefon-Nummer.
   Die folgenden Formate werden akzeptiert:: +41781112233 / 0041781112233 / 0781112233.

4. Erfassen Sie ggf. den Empfänger-Namen.
   Dieser wird nur in der Übersicht angezeigt und kann Ihnen bei Recherchen helfen.

5. Erfassen Sie im Feld Mitteilung den gewünschten Text.
   Sie können bis zu 1'300 Zeichen eingeben. Die Anzahl geschriebener Zeichen sowie die Kosten der Mitteilung (in Credits) werden unterhalb des Textfeldes dynamisch angepasst.

6. Aktivieren Sie, falls gewünscht, die Checkbox Flashing SMS.
   Wir empfehlen diese Option nicht, weil hierbei die Mitteilung direkt auf dem Bildschirm angezeigt wird. Der Empfänger kann zwar diese Nachricht speichern, wenn er aber die falsche Option antippt, wird sie ohne Rückfrage unwiderruflich entfernt. Im Gegensatz dazu muss eine normale SMS explizit gelöscht und die Löschung in einer Rückfrage bestätigt werden. Aus diesem Grund raten wir von dieser Option ab.

7. Sendezeitpunkt:
   • Aktivieren Sie die Checkbox Sofort senden
      oder
   • Definieren Sie eine Sendezeit im gleichnamigen Fenster.
     Achten Sie darauf, die SMS nicht zur Unzeit zu senden; Sie möchten Ihre Patienten schliesslich nicht aus der Tiefschlafphase wecken

8. Bestimmen Sie, ob und wie der SMS-Versand rückgemeldet werden soll:
   • Keine Rückmeldung;
   • SMS-Rückmeldung (an beliebige Mobiltelefon-Nummer; kostet 1 Credit);
   • E-Mail-Rückmeldung (an beliebige E-Mail-Adresse; kostet 1 Credit).

9. Klicken Sie Senden.
   Eine Meldung weist Sie ggf. auf ungenügendes Credits-Guthaben hin.

Im Register Status wird vermerkt, ob und wann Ihre SMS ausgeliefert wurde. Möglicherweise müssen Sie Status aktualisieren klicken, um die Anzeige auf den aktuellsten Stand zu bringen. Wenn Sie den Versand wie unter 1a) beschrieben vornehmen, wird die Patientennummer des Empfängers ins SMS-/ Mail-Log übertragen. Beim Senden wird pro SMS (bzw. pro 160 Zeichen) automatisch 1 Credit belastet. In der Spalte Credit des SMS-/Mail-Logs sehen Sie pro gesendetes Element, wie viele Credits für dieses abgezogen wurden. Wenn Sie SMS senden, wird als Absender-Telefonnummer standardmässig die Empfänger-Nummer angegeben, damit auf diese SMS nicht geantwortet werden kann. Beachten Sie auch die Informationen zur Übersicht der einzeln gesendeten SMS sowie die weiteren Informationen bezüglich vitosms.

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Via E-Mail

1. a) Suchen Sie die Person, welche eine E-Mail erhalten soll, in den entsprechenden Stammdaten, und klicken Sie .
   (Empfänger-Adresse wird so automatisch befüllt)
   oder
   b) Wählen Sie Hilfsprogramme | SMS-Meldung versenden.

2. Aktivieren Sie das Optionsfeld E-Mail.

3. Erfassen Sie den Absender-Namen.
   Die Absender-Mailadresse wird aus den Mandanten-Stammdaten übernommen und kann nicht verändert werden.

4. Erfassen Sie Empfänger-Mailadresse sowie Empfänger-Namen.

5. Bestimmen Sie, ob die E-Mail an weitere sichtbare (Cc = Kopie) bzw. nicht sichtbare (Bcc = Blindkopie) Empfänger gesendet werden soll (mehrere Mailadressen trennen Sie mittels ; ab).
   Solche Empfänger kosten keine zusätzlichen Credits.

6. Erfassen Sie einen aussagekräftigen Betreff.

7. Schreiben Sie im Feld Mitteilung den gewünschten Text.

8. Über können Sie beliebig viele Anhänge bis zur Gesamtgrösse von 5 MB hinzufügen (die Dateigrösse sehen Sie hinter jedem Anhang, die Gesamtgrösse bei der Beschriftung Anhänge).
   Wird diese Gesamtgrösse überschritten, erscheint eine Meldung.

9. Klicken Sie Senden.
   Eine Meldung weist Sie ggf. auf ungenügendes Credits-Guthaben hin.

Im Register Status wird vermerkt, ob und wann Ihre E-Mail ausgeliefert wurde. Möglicherweise müssen Sie Status aktualisieren klicken, um die Anzeige auf den aktuellsten Stand zu bringen. Wenn Sie den Versand wie unter 1a) beschrieben vornehmen, wird die Patientennummer des Empfängers ins SMS-/ Mail-Log übertragen. Beim Senden wird pro E-Mail automatisch 0.1 Credit belastet. In der Spalte Credit des SMS-/Mail-Logs sehen Sie pro gesendetes Element, wie viele Credits für dieses abgezogen wurden. Beachten Sie auch die Informationen zur Übersicht der einzeln gesendeten E-Mails sowie die weiteren Informationen bezüglich vitosms.

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