vitoclient-Services - SMS-Service

Diese Beschreibung betrifft nur den Installationstyp 3.

Allgemeines

Der SMS-Service ist Bestandteil der vitoclient-Services. Mit diesem Service werden Terminerinnerungen und Geburtstagsglückwünsche mittels von Ihnen definierter Zeitpläne automatisiert an Ihre Patienten verschickt.

SQL-Server-Aufträge verwalten

Bedingungen, welche geprüft werden

Bei Geburtstagsglückwünschen und Terminerinnerungen:

Der Patient, welcher eine SMS erhalten soll, hat mindestens eine Behandlung (dies ist nötig für die Belastung der Credits).
- Falls Behandlungen von mehreren Mandanten existieren, wird derjenige der letzten Behandlungseröffnung belastet.
- Hat der Patient noch keine Behandlung, wird derjenige vom Schalter DefaultSMSMandant übernommen (falls in diesem ein Mandant definiert ist).
Der Mandant besitzt eine gültige Lizenznummer.
Beim Patienten ist kein Sterbedatum erfasst.
Der Patient hat eine Mobiltelefonnummer oder E-Mail-Adresse (s. unten).
Textvorlagen sind erstellt.
Credits-Guthaben ist vorhanden.

Zusätzlich nur bei Terminerinnerungen:

Der Terminstatus ist definitiv.
Für diesen Termin ist noch keine Erinnerung versendet worden.

Im Fenster SQL-Server-Aufträge verwalten bestimmen Sie mittels Zeitplan, wann und wie häufig der SMS-Service ausgeführt werden soll, und zwar für Terminerinnerungen und Geburtstagsglückwünsche getrennt:

Wählen Sie ? | Daten- und Parameterverwaltung | Tabellen/Indices bearbeiten.
Das Fenster Tabellen und Indices-Verwaltung wird geöffnet.
Wählen Sie Zusatz-Funktionen, danach Client-Services | SQL-Server-Aufträge verwalten.
Im angezeigten Fenster sehen Sie eine Liste der verschiedenen Aufträge.
Für den SMS-Service sind mehrere Aufträge notwendig:
• Terminerinnerungen aufbereiten und/oder Geburtstagsglückwünsche aufbereiten
• Mitteilungen senden
• Status aktualisieren
Aktivieren Sie die gewünschten Checkboxen in der Spalte Aktiviert.
Rechtsklicken Sie einen Auftrag und wählen Sie im Kontextmenü Zeitplan.
Wählen Sie im Bereich Häufigkeit, wie oft der Auftrag ausgeführt und wiederholt werden soll (sowohl bei Terminerinnerungen als auch bei Geburtstagsglückwünschen ist Täglich sicher sinnvoll).
Wählen Sie im Bereich Häufigkeit pro Tag, ob der Auftrag Einmalig (plus Uhrzeit) oder Mehrmals (alle N Stunden/Minuten) ausgeführt werden soll (sowohl bei Terminerinnerungen als auch bei Geburtstagsglückwünschen ist Einmalig sicher sinnvoll).
Bei Mehrmals können Sie zudem bestimmen, innerhalb welcher Zeitspanne der Auftrag ausgeführt werden soll (z.B. 08.00 - 18.00 Uhr). Generell gilt, dass Ihr SQL-Server während der Ausführung in Betrieb sein muss.
Egal, ob Sie bei der Häufigkeit Einmalig oder Mehrmals ausgewählt haben, bei den Zeitplänen müssen Sie darauf achten, dass die Aufträge in folgender Reihenfolge ausgeführt werden:
a) Terminerinnerungen und/oder Geburtstagsglückwünsche aufbereiten (z.B. 10.00)
b) Mitteilungen senden (z.B. 10.05)
c) Status aktualisieren (z.B. 10.10)
Zwischen den Startzeitpunkten der einzelnen Aufträge sollten mindestens 5 Minuten liegen. Achten Sie ausserdem darauf, dass die SMS nicht zur Unzeit versendet werden; Sie möchten Ihre Patienten schliesslich nicht aus der Tiefschlafphase wecken.
Klicken Sie Speichern, worauf das Zeitplan-Fenster geschlossen wird.
Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 7 für weitere Aufträge.
Klicken Sie Speichern, worauf das Auftrags-Fenster geschlossen wird.

Die Schalter TerminerinnerungSenden und/oder GeburtstagsglückwünscheSenden müssen auf Ja stehen, sonst werden die Aufträge nicht ausgeführt.

Bestimmen Sie im Schalter DefaultSMSMandant einen Mandanten, damit Sie auch an Patienten, welche noch keine Behandlung haben, SMS senden können.

Mit den Schaltern OffsetStartTage und OffsetSuchTage bestimmen Sie, wie viele Tage nach dem aktuellen Tagesdatum und an wie vielen aufeinanderfolgenden Tagen nach Terminen gesucht werden soll.

Im Schalter CreditBestandPrüfen bestimmen Sie, ob der Creditbestand geprüft werden soll; falls ja, wird eine Meldung angezeigt, wenn der von Ihnen im Schalter CreditMindestbestand definierte Wert unterschritten wird.

Hat der Patient keine Mobiltelefonnummer bzw. E-Mail-Adresse, wird

• bei Geburtstagsglückwünschen kein Eintrag in die Versand-Queue erstellt;

• bei Terminerinnerungen ein Eintrag mit entsprechender Fehlermeldung erstellt; so könnte der Patient anderweitig (z.B. telefonisch) erinnert werden.

Beachten Sie auch die Informationen zum Protokoll "Auftragsverlauf" sowie zu Aufträgen für den Download-Service.

Beachten Sie auch die generellen Informationen zu vitosms.