Elektronischer Rechnungsversand - Ablauf

Voraussetzung: Sie haben den Rechnungslauf bereits durchgeführt.

Beachten Sie auch die allgemeinen Informationen zum elektronischen Rechnungsversand.

Wählen Sie Bewegungsdaten | Rechnungen drucken.
Klicken Sie im Rechnungsfenster Elektronische Abrechnung.
Das gleichnamige Fenster wird geöffnet; eine Liste aller erstellten und noch nicht versendeten Rechnungen wird angezeigt.
Wählen Sie ggf. in der Combobox Transport-Typ einen Intermediär.
Nur Rechnungen, welche diesen Transport-Typ enthalten, werden aufgelistet.
Um diese Rechnungen zu senden, müssen sie zum Versand freigegeben werden. Aktivieren Sie hierzu die Checkbox in der Spalte Freigabe; um alle Rechnungen freizugeben, klicken Sie Alle freigeben oder rechtsklicken Sie die Spaltenüberschrift und wählen im Kontextmenü Alle markierten Rechnungen zum Senden freigeben. Es können nur Neue oder sendebereite Dokumente (Auswahltabelle Transfer-Status) zur Freigabe markiert werden.
In der Combobox Transfer-Status können Sie wählen, welche Dokumente (z.B. Neue oder sendebereite Dokumente, Nicht gesendete Dokumente mit Fehlern) angezeigt werden sollen.
Wenn Sie als Systemadministrator vitomed (SA) angemeldet sind, können Sie auch bereits gesendete Dokumente für den nochmaligen Versand freigeben (z.B. wenn eine elektronische Rechnung unberechtigterweise zurückgewiesen wurde).
Klicken Sie Senden/Empfangen für den Versand.
Falls Sie über medkey abrechnen, lesen Sie unten.
Im neuen Fenster wird eine Übersicht über die Anzahl Rechnungen pro Intermediär angezeigt. Wählen Sie, an welchen Intermediär Sie senden möchten (standardmässig wird der Versand für alle Intermediäre vorgesehen).
Beachten Sie unten den Hinweis bezüglich PDF-Dateien mitsenden.
Klicken Sie Alle Kommunikationsvorgänge auslösen.
Verlassen Sie das Fenster über OK. Im Versandfenster werden nur noch die Rechnungen angezeigt, welche noch nicht gesendet wurden.

Ab vitomed Version 2.73 finden Sie in der Combobox Dokumenten-Art die neuen Einträge Kostenvoranschläge und Kostenvoranschlagsantworten. Abhängig vom gewählten Eintrag werden auch in der Combobox Dokumenten-Typ neue Optionen (Kostenvoranschlag (Original) / Kostenvoranschlagskopie bzw. Kostengutsprache / Rückweisung) angezeigt.

Im Fenster Elektronische Rechnungen können Sie auf der gewünschten Rechnung mittels Rechtsklick auf einigen Spalten (z.B. Transport-Typ) die Funktion Beilagen der elektronischen Rechnung/Mahnung anzeigen aufrufen und prüfen, ob und welche Dokumente mit dieser elektronischen Rechnung mitgeliefert wurden.

Betrifft die Rechnungsstellung mit dem General Invoice Request Manager für XML-Format 4.3 (und höher):
Mit einer elektronisch erstellten Rechnung können Sie beliebig viele in der Berichtsübersicht gespeicherte PDF-Dateien mitsenden (werden ins XML der Rechnung integriert). Sie müssen diese PDF-Dateien behandlungsbezogen speichern und einer bestimmten Dokumenten-Art zuordnen (defaultmässig 32766=Rechnungsbeilage). Mit dem Schalter DokumentArtAnRechnungAnhängen können Sie weitere Dokumentenarten definieren, welche mit der Rechnung mitgesendet werden sollen (kommasepariert; z.B. 32766,4,12; Typ PDF und Behandlungsbezug vorausgesetzt).

Falls Sie über medkey abrechnen, wählen Sie beim Schritt 4 Export | Export Rechnungen/Mahnungen. Die Daten werden in das Export-Verzeichnis exportiert (dieses müssen Sie im medkey-Client definieren). Bestätigen Sie die Meldung, ob Sie die soeben exportierten Dokumente als 'gesendet' markieren möchten, mit Ja. In vitomed ist der Prozess abgeschlossen; weitere Funktionen müssen Sie im medkey-Client vornehmen.

Im Versand-Fenster werden standardmässig die zum Versand bereitgestellten Rechnungen angezeigt; es stehen aber auch andere Selektionen zur Verfügung. Bei Änderung der Selektion wird die Anzeige automatisch aktualisiert. Unabhängig von der gewählten Anzeigeselektion wird die Anzahl der unerledigten Rückantworten aufgeführt.

Werden elektronisch aufbereitete Rechnungen über Alle Kommunikationsvorgänge auslösen versendet, werden im Anschluss bei allen Intermediären, welche im vorhergehenden Kommunikationsvorgang nicht aufgerufen wurden, allfällige Rechnungsantworten abgeholt. Mit dem Schalter RückantwortenAbholenIntermediär_{InterMediär} können Sie diesen Vorgang für einen bestimmten Intermediär pro Mandant ausschliessen.

Auf die Spalten Rechnung-Id, Datum, Patient und Betrag können Sie Filter setzen.

In der Spalte Betrag sind allfällige Voraus- und/oder Anzahlungen berücksichtigt, sofern diese zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung bereits existiert haben (betrifft auch Storni).

Über Hilfsprogramme ändern Sie Dokumente mit dem Transferstatus Gesendet mit Warnungen per wählbarem Datum auf den Transferstatus Vollständig gesendet.

Die Status-Informationen sind nur in der erweiterten Anzeige sichtbar (einstellbar durch den Systemadministrator vitomed (SA) über Allgemeine Einstellungen).

Unter Statistik können Sie die Statistik der gesendeten Dokumente aufrufen, welche anzeigt, an welchem Datum wie viele Dokumente von welchem Typ verschickt wurden. Ausserdem wird der Transfer-Status der Dokumente angezeigt.
Am selben Ort finden Sie auch die Statistik der exportierten Dokumente. Beachten Sie, dass diese nicht rückwirkend erstellt werden kann.

Erstellen Sie eine elektronische Mahnung und soll diese an einen anderen Intermediär geschickt werden als die ursprüngliche Rechnung, wird die Mahnung auf Papier gedruckt und nicht elektronisch erstellt.

Elektronische Mahnungen werden grundsätzlich nur noch dann erzeugt, wenn für den gleichen Intermediär früher eine elektronische Rechnung gestellt wurde. Wird für den gleichen Intermediär keine elektronische Rechnung gefunden, wird die Mahnung auf Papier gedruckt.
Ausnahme: Wird eine elektronische Rechnung gefunden, welche früher einmal an die Ärztekasse ging, wird nie eine Mahnung erzeugt (nur ggf. ein Inkassoauftrag).
Spezialregelung bei Mahnungen von Kunden der Ärztekasse: Die 3. und 4. Mahnung (Inkasso) einer Rechnung können Sie einzeln manuell auslösen (wird automatisch auf Papier ausgegeben, wenn die Abrechnungsart auf elektronisch eingestellt ist).
Mit den Schaltern PatientenKopieElektronischeMahnungTP und PatientenKopieElektronischeMahnungTG können Sie einstellen, ob bei einer elektronischen Mahnung (TP oder TG) die Patientenkopie gemäss den Einstellungen im Programm (Default; 0), immer intern (1) oder immer extern (2) erstellt werden soll.

Die 4. Mahnung (Inkasso) wird nie elektronisch weitergeleitet, sondern immer auf Papier.

Noch nicht versendete Rechnungen können Sie löschen. Markieren Sie dazu in der Spalte Freigabe die gewünschten Rechnungen, rechtsklicken Sie die Markierung und wählen Sie Alle markierten elektronischen Rechnungen definitiv löschen.

Unter Hilfsprogramme finden Sie diverse Reorganisationsprogramme (z.B. Nicht gesendete Dokumente mit Fehlern löschen).

Normalerweise können Sie Rechnungen nur auf 1 Station gleichzeitig elektronisch versenden. Diese Sperre können Sie umgehen, indem Sie den Schalter ElektronischeAbrechnungAuf1StationBegrenzen auf Nein setzen.