Elektronischer Rechnungsversand - Grundlagen

Der elektronische Rechnungsversand entspricht grundsätzlich dem Papierversand: Rechnungen werden erstellt, verpackt und verschickt. Der einzige Unterschied liegt im Medium: statt Papier werden Dateien versandt. Ausnahme: eine 4. Mahnung (Inkasso) wird nie elektronisch weitergeleitet.

Damit der elektronische Rechnungsversand korrekt abläuft, müssen einige Bedingungen erfüllt sein:

Der Patient muss einverstanden sein (entsprechende Checkbox in den Patienten-Stammdaten);
Ein Vertrag mit einem Intermediär muss bestehen (Angabe in den Mandanten-Stammdaten);
Sie müssen definieren, über welchen Intermediär eine Rechnung gesandt werden soll (pro Behandlungstyp und Mandant in den Garanten-Stammdaten; s. unten);
Die Behandlung muss mit dem Tarif 7 (üblicherweise der Tarmed-Tarif) abgerechnet werden.

Je nach Intermediär und Abrechnungssystem (Tiers Payant oder Tiers Garant) sind unterschiedliche Einstellungen möglich (z.B. werden Papierrechnungen durch den Intermediär, durch die Praxis oder überhaupt nicht erstellt). Dasselbe gilt für Rechnungskopien. Diese Einstellungen sind, soweit möglich, bereits erfasst.

Was möchten Sie tun?

Elektronische Rechnungen werden im so genannten XML-Standard, auf welchen die Vitodata AG keinen Einfluss hat, aufbereitet. In diesem XML-Standard sind gewisse Felder wie Anrede, Fachgebiet, Strasse, Ortschaft usw. auf 35 Zeichen beschränkt. In den Stammdaten von vitomed können Sie aber je nach Installation mehr als 35 Zeichen erfassen. Aus diesem Grund werden möglicherweise in elektronischen Rechnungen in gewissen Feldern die Inhalte nach 35 Zeichen abgeschnitten.

Im GIRM 4.4 (General Invoice Request Manager) wird im Gegensatz zu den früheren Versionen nicht mehr geprüft, ob der Garant im Stamm eine gültige EAN-Nummer aufweist. Falls die EAN-Nummer fehlt, setzt der GIRM bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung automatisch die EAN-Nummer 20999999999999 ins XML-File (gemäss Beschluss Forum Datenaustausch).
Tiers garant: mit der oben erwähnten Nummer kann MediPort nichts anfangen, deshalb wird für diesen Intermediär bei fehlender EAN-Nummer die EAN-Nummer des MediPort-Druckcenters 2099999999998 (bei allen anderen Intermediären 2099999999999) eingesetzt.
Tiers payant: vitomed prüft, ob der Garant eine gültige EAN-Nummer aufweist. Falls diese fehlt, wird dieselbe Fehlermeldung erzeugt wie von den früheren GIRM-Versionen.
Wichtig: nach wie vor ist es am besten, fehlende EAN-Nummern in den Garanten-Stammdaten nachzuführen (kann mit medIndex automatisiert werden).

Da der General Invoice Request Manager für XML-Format 4.4 das Drucken von gemischtsprachigen Rechnungen/Mahnungen nicht zulässt, wird die gesamte Rechnung immer im Sprachcode des Patienten gedruckt, und zwar auch dann, wenn die Rechnung an einen Garanten adressiert ist. Ist beim betroffenen Patienten ein anderer Sprachcode als deutsch, französisch oder italienisch hinterlegt, werden dessen Rechnungen/Mahnung in der Programmsprache gedruckt.

Betrifft die Rechnungsstellung mit dem General Invoice Request Manager für XML-Format 4.3 (und höher):
Mit einer elektronisch erstellten Rechnung können Sie beliebig viele in der Berichtsübersicht gespeicherte PDF-Dateien mitsenden (werden ins XML der Rechnung integriert). Sie müssen diese PDF-Dateien behandlungsbezogen speichern und einer bestimmten Dokumenten-Art zuordnen (defaultmässig 32766=Rechnungsbeilage). Mit dem Schalter DokumentArtAnRechnungAnhängen können Sie weitere Dokumentenarten definieren, welche mit der Rechnung mitgesendet werden sollen (kommasepariert; z.B. 32766,4,12; Typ PDF und Behandlungsbezug vorausgesetzt).

Ab GIRM (General Invoice Request Manager) 4.3/4.4 können die Trustcenter nebst dem Rechnungsoriginal auch die Rechnungskopie für Patienten drucken (vitomed wurde entsprechend erweitert). Damit dies möglich ist, müssen Sie ggf. den Schalter LokalePatientenKopieTrustX auf Nein setzen.

Mediserv: Bei erfolgreichem Rechnungsversand wird der entsprechende Betrag sofort abgebucht.

Curabill: Wenn Curabill Geld überweist, wird gleichzeitig immer ein Zahlungsfile übermittelt.

Sie können pro Mandant definieren, über welchen Intermediär eine Rechnung versandt werden soll. Wenden Sie sich bei Interesse an unseren
Service Desk.