SMEEX - Patientendaten standardisiert exportieren/importieren

SMEEX (Swiss Medical Data Exchange) ist eine vom VFSM (Verband Schweizerischer Fachhäuser für Medizinalinformatik) erarbeitete, standardisierte Datenstruktur zum Austausch von administrativen und medizinischen Patientendaten zwischen verschiedenen Praxisinformationssystemen (z.B. wenn der Patient den Hausarzt wechselt). Neben den strukturierten Daten im XML-Format können im SMEEX-File (welches im Grunde ein zip-File ist) auch binäre Dokumente wie PDF, Word, Bilder, etc. enthalten sein. Dabei spielt es keine Rolle, wie das Absender- oder Empfängersystem aussieht:

Export: die Daten werden von der Absender- in die SMEEX-Struktur aufbereitet.

Import: die Daten werden von der SMEEX- in die Empfänger-Struktur übertragen.

Aktuell können Sie jeweils die Daten eines einzelnen Patienten exportieren und importieren, d.h. 1 SMEEX-File enthält die Daten 1 Patienten.

Haben Sie das browserbasierte vitomed im Einsatz, empfehlen wir Ihnen nicht mit dem SMEEX Export - / Import zu arbeiten, da kein vollständiger Export/Import der portierten Module gewährleistet werden kann.

Dieses Produkt-Video gibt Ihnen einen Überblick zum Thema. Klicken Sie , um den Film im Vollbildmodus zu sehen, und , um die Qualität zu ändern (beachten Sie auch die Übersicht aller Produkt-Videos).

Voraussetzungen:

vitomed Typ3 mit vitocase (Lizenz für elektronische Krankengeschichte).

SMEEX ist im vitomed-Standard enthalten und benötigt somit keine zusätzliche Lizenz.

Dieses Thema enthält:

Export - Allgemeines

Export - Optionen - Einstellungen

Export - Daten

Import - Allgemeines

Import - Optionen - Regeln für Patientenstamm-Abgleich

Import - Daten

Export - Allgemeines

In der Praxis, welche der Patient verlässt, werden die Daten in das SMEEX-File exportiert. Folgende Daten können exportiert werden:

Patientendaten:

Adresse

Alternativadresse

Arbeitgeber

Hausarzt

Begleitschreiben:

Eine beliebige Word- oder PDF-Datei;

KG-Daten:

Medikationen

Diagnosen

Verlauf

Messwerte

Anamnese (nur Persönliche Anamnese, Sozial-Anamnese, Familien-Anamnese, System-Anamnese, Risikofaktoren und Allergien)

Impfungen

Arbeitsunfähigkeiten

Labordaten (als PDF)

Dokumente

Export - Optionen - Einstellungen

In den Optionen des SMEEX-Export-Fensters (Register Datei) können Sie als Systemadministrator vitomed (SA) Folgendes festlegen:

Dateiname,: wird vor befüllt (kann beim Export überschrieben werden);

Exportverzeichnis : Ablageort der SMEEX-Datei (kann beim Export nicht verändert werden);

Datei nach Export in Filesystem löschen:
- Checkbox ist aktiviert: die soeben erstellte SMEEX-Datei wird nicht im Exportverzeichnis abgelegt;
- Checkbox ist deaktiviert: die soeben erstellte SMEEX-Datei wird im Exportverzeichnis abgelegt.
Unabhängig von dieser Checkbox wird die SMEEX-Datei immer im DMS (bzw. in der Berichtsübersicht) abgelegt.

Export - Daten

Rufen Sie den Patienten auf, dessen Daten Sie exportieren möchten.

Wählen Sie Spezielles | SMEEX-Export (alternativ kann Ihr Systemadministrator vitomed (SA) die Funktion {SmeexExport.Activate} auf die Werkzeugleiste parametrieren).
Das Fenster Smeex-Export wird geöffnet; einige Felder sind vor befüllt.

Titel: vor befüllt gemäss Definition in den Optionen. Können Sie überschreiben; beim Erstellen des Smeex-Files wird automatisch Name Vorname PLZ Ort des Patienten angefügt. Das File kann also z.B. so heissen: Datenexport Patient - Muster Peter 8400 Winterthur;

Datum: vor befüllt mit heute (hat keinen Einfluss auf die Anzeige oder Auswahl der KG-Daten);

Erstellt von: wählen Sie einen Leistungserbringer aus der Liste (obligatorische Eingabe);

Empfänger: bestimmen Sie, wer dieses SMEEX-File erhalten soll; pro Empfänger wird eine separate Datei erstellt. Über können Sie weitere Empfänger zur Liste hinzufügen.

Falls Sie ein Begleitschreiben in das SMEEX-File integrieren möchten:

klicken Sie im Menüband Import ab Dateisystem, wählen im Öffnen-Dialog die entsprechende Word- oder PDF-Datei und klicken Öffnen
oder

kopieren Sie eine Word- oder PDF-Datei in die Zwischenablage und klicken im Menüband Import ab Zwischenablage.

In beiden Fällen wird die Datei unterhalb der Empfängerauswahl eingefügt:

Um ein Begleitschreiben zu entfernen, rechtsklicken Sie dieses und wählen Dokument entfernen im Kontextmenü.

Blättern Sie hinunter zum Bereich Krankengeschichte.

Bestimmen Sie den Umfang des Exportes; Einträge, deren Checkboxen aktiviert sind, werden exportiert.
Nicht mehr aktive Datensätze (z.B. inaktive Medikamente) sind defaultmässig deaktiviert, können aber aktiviert werden.

1	Checkboxen für ein Element: (de-)aktiviert die Checkbox eines Elementes innerhalb eines Bereiches.
2	Checkboxen für einen Bereich: (de-)aktiviert die Checkboxen aller Elemente im darunter liegenden Bereich.
3	Checkbox Alles: ist defaultmässig deaktiviert: Bei Klick: aktiviert diese Checkbox und die Checkboxen aller (auch inaktiver) Elemente in allen Bereichen; Ein allfällig definierter Datumsbereich wird nicht berücksichtigt. Bei erneutem Klick: deaktiviert diese Checkbox und die inaktiven Elemente in allen Bereichen; Ein allfällig definierter Datumsbereich wird berücksichtigt.
4	Datumsbereich: definiert den zu berücksichtigenden Zeitraum. Nur wirksam, wenn die Checkbox Alles deaktiviert ist.
5	Leistungserbringer: aktivieren Sie die Checkboxen der Leistungserbringer, deren Daten Sie exportieren möchten.

Wenn Sie die zu exportierenden Daten definiert haben, klicken Sie Speichern&Schliessen.

Für jedes erstellte File (falls Sie bei Schritt 3 mehrere Empfänger definiert haben) wird eine Meldung angezeigt, welche Sie mit OK bestätigen:

Das SMEEX-File finden Sie immer im DMS (bzw. in der Berichtsübersicht) und ggf. zusätzlich (gemäss Optionen im Feld Empfänger bei Schritt 3) im Filesystem:

Von hier können Sie die SMEEX-Files in Ihr Dateisystem exportieren; dabei werden die Dateinamen mit Name Vorname Geburtsdatum des Patienten ergänzt, was z.B. so aussehen kann (Empfänger sind Patient, Arbeitgeber und Versicherung):

Diese Dateien können Sie, falls gewünscht, umbenennen und z.B. via geschützte E-Mail an den neuen Hausarzt senden oder auf einen USB-Stick kopieren.

In vitomed gibt es die Möglichkeit, eine Alternativadresse zu erfassen; diese kann vom Typ Eltern, Korrespondenz oder Vormund sein. Eine solche Alternativadresse wird aber nur dann für eine Rechnung verwendet, wenn die Felder Name/Vorname befüllt sind. Aus diesem Grund wird eine Alternativadresse für den SMEEX-Export nur berücksichtigt, wenn diese beiden Felder einen Wert enthalten.

Import - Allgemeines

Sie können Daten auch einem bestehenden Patienten hinzufügen; die neuen Daten werden jedoch nicht chronologisch eingefügt, sondern am Ende angehängt.

In der Praxis, bei welcher sich der Patient in Zukunft behandeln lassen will, wird das SMEEX-File importiert. Folgende Daten können importiert werden:

Patientendaten:

Adresse

Begleitschreiben:

Eine beliebige Word- oder PDF-Datei, welche beim Export definiert wurde;

KG-Daten:

Medikationen

Diagnosen

Verlauf

Messwerte

Anamnese (nur Persönliche Anamnese, Sozial-Anamnese, Familien-Anamnese, System-Anamnese, Risikofaktoren und Allergien)

Impfungen

Arbeitsunfähigkeiten

Labordaten (als PDF)

Dokumente

Fehlende Daten wie Garanten oder Alternativadressen erfassen Sie nach dem Import manuell (allenfalls mit Hilfe der Versichertenkarte).

Import - Optionen - Regeln für Patientenstamm-Abgleich

Anhand der AHV-Nummer wird geprüft, ob der Patient in den Stammdaten bereits existiert (Dublettenprüfung). Ist keine AHV-Nummer vorhanden, erfolgt die Prüfung anhand Geburtsdatum, Geschlecht, Nachname und/oder Vorname. In den Optionen des SMEEX-Import-Fensters (Register DATEI) können Sie als Systemadministrator vitomed (SA) festlegen, was wie geprüft werden soll:

Import - Daten

Ein SMEEX-File (Dateiendung .smeex) können Sie auf verschiedene Arten erhalten: E-Mail, USB-Stick, CD, usw. Speichern Sie die Datei vor dem Import an einem beliebigen Ort in Ihrer Dateiablage oder kopieren Sie diese mittels Ctrl+C in Ihre Zwischenablage.

Wählen Sie Spezielles | SMEEX-Import.
Alternativ kann Ihr Systemadministrator vitomed (SA) die Funktion {SmeexImport.Activate} auf die Werkzeugleiste parametrieren.
Das Fenster Smeex-Import wird geöffnet.

Klicken Sie die Funktion Import ab Dateisystem, worauf der Öffnen-Dialog angezeigt wird,
oder

drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+V, falls sich die Datei in der Zwischenablage befindet (in diesem Fall fahren Sie bei Schritt 4 weiter).

Suchen Sie die SMEEX-Datei, markieren Sie diese und klicken Sie Öffnen.
Die Datei wird im Bereich Import-Dateien aufgeführt.

Die Checkbox Verarbeitet muss deaktiviert sein; ist sie aktiviert, wurde dieses File bereits importiert.

Klicken Sie den File-Namen.
Jetzt prüft vitomed im Hintergrund anhand der definierten Regeln, ob der zu importierende Patient (oder ähnliche) bereits vorhanden ist. Falls ja, wird folgende Meldung angezeigt:

Klicken Sie eine der Schaltflächen:

Neu erfassen	Der Import-Vorgang erstellt einen neuen Patienten, welchem diese importierten SMEEX-Daten zugeteilt werden. Die Nummer dieses Patienten wird im Importprotokoll angezeigt, welches am Ende des Vorganges erstellt wird (s. Schritt 10).
Patient zuweisen	Die zu importierenden KG-Daten werden beim markierten Patienten am Ende von bereits vorhandenen Daten angehängt (also nicht in chronologischer Reihenfolge).
Suchen	Erfassen Sie Suchkriterien (Name, Vorname, Geburtsdatum, Ort), um den Patienten zu finden, welchem Sie diese Daten zuweisen möchten.
Abbrechen	Die Daten werden im Import-Fenster angezeigt, sind aber inaktiv. Trotzdem können Sie Dokumente öffnen, indem Sie klicken:

In dieser Anleitung klicken wir Neu erfassen, danach wird folgendes Bild angezeigt:

Blättern Sie hinunter zum Bereich Krankengeschichte.

Bestimmen Sie, ob Alles oder nur ein bestimmter Datumsbereich importiert werden soll, und für welchen Mandanten:

Falls Sie mit der neuesten Version der vitomed-Referenz-Datenbank (= vitomedORI) arbeiten, können Sie nebst dem Mandanten auch die Mandantengruppe bestimmen:

Durch (De-)Aktivieren der Checkboxen der Bereichsüberschriften (hier: Medikationen) oder der einzelnen Elemente (hier: Medikamente)legen Sie fest, welche Daten importiert werden sollen (aktive Datensätze werden schwarz, inaktive grau dargestellt):

Es kann vorkommen, dass bei einzelnen Einträgen ein Warn-Symbol angezeigt wird. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol fahren, erklärt ein Tooltip dessen Bedeutung. In der obigen Grafik handelt es sich um ein Medikament, welches in den Medikamenten-Stammdaten nicht gefunden wurde; dieses kann als freies Medikament importiert werden.

Falls Daten nicht importiert werden können, wird keine Import-Checkbox angezeigt bzw. kann diese nicht aktiviert werden.

Wenn Sie die zu importierenden Daten definiert haben, klicken Sie Speichern&Schliessen im Menüband.
Eine Meldung zeigt den erfolgreichen Import an:

Klicken Sie Ja, um das Protokoll zu sehen. Dieses zeigt am Anfang die Nummer des neu erstellten Patienten (falls Sie bei Schritt 4 Neu erfassen gewählt haben):

10.

Klicken Sie OK.
Alle SMEEX-Fenster werden geschlossen.

11.

Rufen Sie den soeben erstellten Patienten auf.
Die importierten Daten werden angezeigt und können bearbeitet/ergänzt werden.