Word-Vorlagen

Word-Vorlagen sind sehr vielschichtig. Bestehende Vorlagen sollten Sie nicht ändern, da diese unter Umständen auch in anderen Programmen benötigt werden, nach einer Änderung aber nicht mehr korrekt funktionieren und deshalb nicht mehr verwendet werden können. Wir empfehlen Ihnen, sich bei Bedarf vorgängig an unseren Service Desk zu wenden.

Für den Datenimport von vitomed ins Word wird die standardmässige Seriendruckfunktion von MS Word benutzt. Die Voraussetzung für einen Serienbrief ist die Dokumentvorlage, welche die Grundstrukturen eines Dokumentes festlegt und Einstellungen wie Schriftarten, Seitenlayout sowie Platzhalter für den Datenimport enthält.

Welche Platzhalter pro Vorlage zur Verfügung stehen sollen, definieren Sie im Importbeschrieb; dort werden auch weitere Einstellungen vorgenommen.

Berichte können nach Mandant und Standort (= Mandantengruppe) unterschieden werden. Hierzu müssen Sie den Dateinamen entsprechend anpassen, z.B.:

Mandant CHI und Standort PP: RezeptA4Case_PP_CHI_de

Mandant HM: RezeptA4Case_HM_de

Ohne Mandant/Standort: RezeptA4Case_de

Der Aufruf einer Vorlage erfolgt nach deren Bezeichnung und folgender Regelung:

Ist eine Vorlage mit Mandant und Standort vorhanden, wird diese verwendet;

Ist keine Vorlage mit Mandant, aber mit Standort vorhanden, wird diese verwendet;

Ist keine Vorlage mit Mandant oder Standort vorhanden, wird die Vorlage nach Sprache verwendet.

Um die nachfolgend beschriebenen Funktionen ausführen zu können, müssen Sie vitomed als Systemadministrator starten.

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Über Importbeschrieb informieren

Dieses Thema enthält:

Word-Vorlage erfassen

Word-Vorlage bearbeiten

Word-Vorlage in vitomed einbinden

Word-Vorlage einem Reportdokument zuordnen

Word-Vorlage erfassen

1.	Starten Sie die Masterinstallation (falls Sie nicht schon auf dieser arbeiten).
2.	Wählen Sie Stammdaten \| Administration \| Word-Vorlagen bearbeiten.
3.	a) Suchen Sie den Import-Beschrieb einer bestehenden Vorlage, welcher aus demselben Fenster aufgerufen wird. b) Markieren Sie den gesamten Beschrieb mit der Tastenkombination Ctrl+A. c) Kopieren Sie den Beschrieb mittels Ctrl+C in die Zwischenablage. d) Klicken Sie Abbrechen, um den Such-Modus zu beenden.
4.	Klicken Sie Erfassen.
5.	Schreiben Sie einen Dateinamen. Sonderzeichen sind nicht erlaubt; für Recall-Vorlagen muss der Dateiname zwingend RecallBrief* sein, wobei * für eine Zahl von 1 bis 99 steht (z.B. RecallBrief15).
6.	Erfassen Sie eine Beschreibung (hier sind alle Zeichen erlaubt).
7.	Wählen Sie eine Dokumentenart (dadurch gestalten Sie die Anzeige der Dokumente im DMS sowie in der Explorer-Struktur der Behandlungsübersicht strukturiert und somit übersichtlicher).
8.	Wenn für Dokumente, welche auf dieser Word-Vorlage basieren, eine Freigabe erforderlich sein soll, aktivieren Sie die gleichlautende Checkbox. Beachten Sie auch die weiteren Informationen zum Thema Dokument freigeben.
9.	Fügen Sie den Import-Beschrieb aus der Zwischenablage (s. Schritt 3c) mittels Ctrl+V ein.
10.	Klicken Sie Speichern., danach Word-Vorlage.
11.	Beantworten Sie die Frage Datenquelle neu an die Vorlage anbinden mit Ja.
12.	Erstellen Sie die Vorlage mit Text und Formatierungen.
13.	Klicken Sie Seriendruckfeld einfügen, um Platzhalter einzufügen.
14.	Allenfalls müssen Sie mit Update-Flags die veränderten Daten auf die übrigen Arbeitsstationen verteilen.

Vorlagen werden in Ihrem Auftrag auch durch die Vitodata AG erstellt; wenden Sie sich bei Interesse an unseren Service Desk.

Word-Vorlage bearbeiten

1.	Starten Sie die Masterinstallation (falls Sie nicht schon auf dieser arbeiten).
2.	Wählen Sie Stammdaten \| Administration \| Word-Vorlagen bearbeiten.
3.	Suchen Sie die gewünschte Word-Vorlage; der Import-Beschrieb wird angezeigt.
4.	Wenn für Dokumente, welche auf dieser Word-Vorlage basieren, eine Freigabe erforderlich sein soll, aktivieren Sie die gleichlautende Checkbox. Beachten Sie auch die weiteren Informationen zum Thema Dokument freigeben.
5.	Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Import-Beschrieb vor.
6.	Klicken Sie Speichern, danach Word-Vorlage.
7.	Beantworten Sie die Frage Datenquelle neu an die Vorlage anbinden nur dann mit Ja, wenn am Importbeschrieb Änderungen vorgenommen wurden.
8.	Schliessen Sie Word.
9.	Allenfalls müssen Sie mit Update-Flags die veränderten Daten auf die übrigen Arbeitsstationen verteilen.

Achten Sie darauf, dass Sie den Feldinhalt der Platzhalter nicht verändern; Formatierungen hingegen dürfen Sie ohne weiteres bearbeiten.

Word-Vorlage in vitomed einbinden

Damit Sie eine Word-Vorlage aus vitomed aufrufen und automatisch abfüllen können, müssen Sie diese einbinden. Sind dem Word-Symbol in der Werkzeugleiste mehrere Vorlagen zugeordnet, wird beim Erstellen eines Berichtes eine Auswahl aller Vorlagen angezeigt.

Beispiel:

Sie möchten die Vorlage mit Dateinamen brief.dot zu den bestehenden Vorlagen Überweisungsschreiben und Einweisungen hinzufügen. Im Feld Funktion müssen Sie dies folgendermassen schreiben:
{CreateMedWordDocument}{UeberweisungsSchreiben}{EinweisungsSchreiben}{brief}
Auf den Werkzeugknöpfen können Sie bei der Funktion CreateMedWordDocument auch Listen aus dem Reportgenerator hinterlegen. In diesem Fenster gibt es ein Feld von (fast) unlimitierter Länge, in welchem alle Vorlagen aufgeführt werden können. Die Word-Vorlagen benötigen keine oder dann die Extension .doc; die Reports benötigen die Extension .rpt. Über das daneben stehende WORD-Icon kann ein zusätzliches Fenster aufgerufen werden; in diesem können Sie die vorhandenen Vorlagen und Reports auf einfache Art und Weise ‚sammeln’. Im Grid rechts unten sehen Sie die aktuell ausgewählten Vorlagen/Listen (die Reihenfolge beeinflussen Sie mittels Verschieben). Die Selektionen können Sie mit gedrückter Ctrl-Taste vornehmen.

1.	Öffnen Sie das Fenster, in welchem Sie die zusätzliche Vorlage einbinden möchten.
2.	Drücken Sie Alt+F11, um in den Parametriermodus zu gelangen. Für den Parametriermodus dürfen Sie keinen Datensatz in Bearbeitung haben (klicken Sie sonst unbedingt zuerst Abbrechen).
3.	Rechtsklicken Sie die Werkzeugleiste und wählen Sie im Kontextmenü Werkzeugleiste bearbeiten.
4.	Klicken Sie im Bereich Buttons den passenden Eintrag (dieser Eintrag entspricht dem Tooltip).
5.	Geben Sie im Feld Funktion den Dateinamen der weiteren Vorlage in geschweiften Klammern { } an (achten Sie auf die genaue Schreibweise).
6.	Klicken Sie OK, um die Eingabe zu speichern.
7.	Drücken Sie Alt+F11, um den Parametriermodus zu verlassen.

Word-Vorlage einem Reportdokument zuordnen

Voraussetzung: bei Ihren Listen, Auswertungen und Etiketten handelt es sich um Reportdokumente.

1.	Rufen Sie das gewünschte Reportdokument auf. Falls dieses viele Daten zurückgibt, können Sie den Ladevorgang stoppen, indem Sie (Report anhalten) klicken.
2.	Klicken Sie Word-Vorlagen \| Vorlagen bearbeiten im Fenster Reportdokument anzeigen.
3.	Wählen Sie Word-Vorlage \| Neu.
4.	Erfassen Sie in der Spalte Menüname eine Menü-Bezeichnung für diese Vorlage. Diese Bezeichnung erscheint anschliessend im Menübaum der Word-Vorlagen im Fenster Reportdokument anzeigen.
5.	Klicken Sie Word-Vorlage \| Öffnen.
6.	Suchen Sie im Datei öffnen-Dialog die gewünschte Word-Vorlage (.dot), markieren Sie diese und klicken Sie Öffnen. Der Dateiname der gewählten Word-Vorlage wird in die entsprechende Spalte im Fenster Word-Vorlagen bearbeiten eingetragen (ohne die Erweiterung .dot).
7.	Klicken Sie Word-Vorlage \| Speichern.

Die neu zugeordnete Word-Vorlage darf keine Daten-Felder enthalten, welche nicht im Reportdokument vorkommen, da es sonst beim Ausführen der Word-Vorlage über das Reportdokument zu Fehlermeldungen kommen und das Word-Dokument nicht erstellt werden kann.