Berichtsübersicht - Anhänge aus E-Mail importieren

Mit dieser Funktion importieren Sie nur die Anhänge einer E-Mail (ohne E-Mail und den darin enthaltenen Text) in die Berichtsübersicht eines Patienten.

Sie müssen Outlook vor vitomed starten!

Variante 1:

Suchen Sie den gewünschten Patienten.
Drücken Sie Ctrl+Alt+B .
Das Fenster Berichtsübersicht wird geöffnet.
Klicken Sie Aus E-Mail übernehmen.
Möglicherweise müssen Sie zuerst den Mailordner definieren, aus welchem Sie E-Mails ins vitomed transferieren möchten; in diesem Fall erscheint eine Meldung.
Je nach Installation erscheint eine Warnmeldung von Outlook; geben Sie den Zugriff für mindestens 1 Minute frei.
Markieren Sie die Zeile der gewünschten E-Mail mit der Anlage, welche Sie dem Patienten zuteilen möchten, und klicken Sie Anlagen speichern.
Das Fenster Anlagen speichern bei... wird geöffnet.
Passen Sie ggf. das Datum im Feld Vom an.
Wenn eine Freigabe des importierten Dokumentes zwingend verlangt werden soll, aktivieren Sie die gleichlautende Checkbox (lesen Sie die weiteren Informationen zum Thema Freigabe).
Falls die markierte E-Mail mehrere Anhänge enthält, müssen Sie die Checkboxen der Anlagen, welche Sie nicht importieren möchten, deaktivieren (defaultmässig sind alle Checkboxen aktiviert, d.h. sämtliche Anhänge werden importiert).
Wählen Sie, falls gewünscht, für jede Anlage eine Dokumenten-Art, ändern Sie ggf. den Dokumenten-Ein-/-Ausgang und klicken Sie Speichern.
Das Fenster Behandlung zuteilen wird angezeigt; in diesem können Sie den importierten Anhang behandlungsbezogen speichern.
Falls Sie mehrere Anhänge gleichzeitig importieren, werden alle derselben Behandlungsnummer zugeteilt.
Beantworten Sie die Frage, ob Sie die Markierte Mail löschen wollen, mit Ja, wird diese aus dem Mailordner gelöscht.
Die importierte Datei wird unter dem Kurzzeichen des aktuell angemeldeten Mandanten in der Berichtsübersicht gespeichert.

Variante 2:

Suchen Sie den gewünschten Patienten.
Drücken Sie Ctrl+Alt+B.
Das Fenster Berichtsübersicht wird geöffnet.
Markieren Sie die E-Mail(s) mit Anhang in Outlook, welche Sie dem Patienten zuteilen möchten.
Packen Sie die Mail(s) mit der linken Maustaste, ziehen Sie diese auf die Berichtsübersicht und lassen Sie die Maustaste los.
Definieren Sie ggf. für jede Mail den Betreff und die Dokumentenart. Wenn eine Freigabe des importierten Dokumentes zwingend verlangt werden soll, aktivieren Sie die gleichlautende Checkbox (lesen Sie die weiteren Informationen zum Thema Freigabe).
Ändern Sie ggf. den Dokumenten-Ein-/-Ausgang.
Falls Sie mehrere Mails markiert haben, wird eine nach der anderen zur Bearbeitung angezeigt.
Klicken Sie Speichern.
Das Fenster Behandlung zuteilen wird angezeigt; in diesem können Sie den importierten Anhang behandlungsbezogen speichern.
Falls Sie mehrere Anhänge gleichzeitig importieren, werden alle derselben Behandlungsnummer zugeteilt.
Beantworten Sie die Frage, ob Sie die Markierte Mail löschen wollen, mit Ja, wird sie aus dem Mailordner gelöscht.
Die importierte Datei wird unter dem Kurzzeichen des aktuell angemeldeten Mandanten gespeichert.

Mit dem Schalter DokumentArtBeiImportZwingend können Sie bestimmen, ob bei den zu importierenden Dateien/Anhängen eine Dokumenten-Art ausgewählt werden muss.

Das Erscheinen des Fensters Behandlung zuteilen (s. Punkt 10 bzw. 7) können Sie mit dem Schalter BehandlungNummerBeiImportAbfragen unterbinden (=Nein).

Erfahren Sie mehr über die Bedeutung der Symbole in der Spalte T-Nr.

Sie können auch eine E-Mail mit Anhängen importieren oder Aus Dateisystem importieren.

Wenn Sie Nur E-Mails mit Anlagen anzeigen lassen möchten, aktivieren Sie die gleichlautende Checkbox.

Das Importieren von E-Mails mit Anhängen, welche im Dateinamen keine Erweiterung haben, ist grundsätzlich möglich. Es kann jedoch nur die ganze E-Mail inklusive Anhang importiert werden.

Durch Klicken von Refresh wird die Anzeige der E-Mails aktualisiert. Je nach Installation erscheint eine Warnmeldung von Outlook; geben Sie den Zugriff für mindestens 1 Minute frei.

In der Berichtsübersicht können bei eingegangenen Dokumenten die Inhalte in den Spalten Wer, Mandant, Wann, Beschreibung und Dokumenten-Art geändert werden. Rechtsklicken Sie hierzu die zu ändernde Zeile und wählen Sie im Kontextmenü die entsprechende Ändern-Funktion.
Die Änderungsberechtigung kann über einen separaten Schalter (suchen nach BerichteAnzeige) für jede Spalte angepasst werden; für die Spalten Wer, Mandant und Wann steht diese Berechtigung per Default auf Nein, für die Spalten Beschreibung und Dokumenten-Art auf Ja.

Sie können auch E-Mails übernehmen, welche Hintergrundbilder oder als File integrierte Grafiken enthalten.

Zu
Var. 1:

Im Fenster Mails zuteilen können Sie über Einstellungen wählen, ob die zu übernehmenden Mails bezüglich des Erhalten-Datums auf- bzw. absteigend sortiert und angezeigt werden sollen. Die gewählte Einstellung wird pro Station gespeichert. Unabhängig davon können Sie einen Spaltentitel klicken, um die Sortierung temporär zu ändern.

Zu
Var. 2:

Diese Variante funktioniert nur, wenn Sie in der Berichtsübersicht unter Einstellungen die Funktion Import via Drag&Drop gestattet aktivieren (aktivierte Optionen sind durch einen gekennzeichnet; ist defaultmässig aktiv). Hierbei wird immer die Mail inkl. Anhang importiert und gespeichert. Ausserdem können Dateien auf dieselbe Art aus dem Windows Explorer importiert werden.